浅析Access数据库在中小企业档案信息化管理中的实践

　随着信息化技术的飞跃发展，给各行各业带来前所未有的冲击和技术革命，通过利用计算机信息技术来加强和提高档案管理水平，已成为档案信息化管理发展的趋势和要求。充分利用计算机对档案信息进行信息化管理，与传统的手工管理相比，具有检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等无法比拟的优势和特点。利用专业档案管理软件可实现计算机辅助立卷、整理和各类目录的自动编排打印等工作，提高档案管理的信息化水平，使档案员从繁复的整理装订案卷、誊抄目录中解放出来，从而达到降低劳动强度、提高劳动效率的效果。档案管理信息化的发展是档案部门实现科学化、正规化管理的必要条件。

　　对于部分中小企业，由于资金和设备投入上还存在一些差距，推广应用专业档案管理软件还有一定难度，如何通过利用信息化技术手段提高档案管理水平，解决使用专业档案管理软件投资大、设备性能要求高等问题，已成为解决中小企业档案管理信息化的迫切要求。经过几年的实践与探索证明，通过充分利用Access数据库对档案进行信息化管理，运用到中小企业日常档案管理工作中，可较好地解决困扰中小企业档案管理信息化的问题。

　　1  中小企业档案管理实施Access的意义

　　Access作为数据库管理程序，主要用于管理某个特定主题的信息的集合。比如维护和管理若干个人档案资料，管理和维护某一个单位全体人员的工资，管理和维护同学通讯录等。在Access数据库的应用中，可实现大到管理某一个企业集团的人事、财务、营销、库存等，建立一个集成化综合信息管理系统；小到应用到家庭，建立家庭财务管理等。且Access数据库具有简单易学、易于掌握、维护便利等特点，可满足一般的数据管理及处理需要。

　　利用Access数据库程序建立档案管理数据库，通过把档案资料目录按设定的数据库格式录入到计算机中，建立档案管理信息数据；通过扫描仪、刻录机的运用做到脱机载体电子文件归档的工作；通过OLE控件链接相关内容，实现文件内容全文数字化检索；通过直接查阅相关电子档案内容即可实现档案查阅，双套制归档的传统载体档案一般不需再提供利用；采用计算机进行目录检索，只需在标题检索中键入关键字，输入参数，计算机即能在几秒钟内检索出包含此关键字的所有文件，档案利用的查准率和查全率可达到100％；并可根据需要设置报表模块，打印输出各类档案目录；通过利用Access建立信息档案数据库，可促进中小企业的档案管理工作逐步走上了现代化、系统化、信息化的轨道。

　　2  Access实施的步骤

　　2.1  创建档案管理数据库

　　通过启动Microsoft Office Access程序创建“档案管理数据库”及数据表。数据表是Access数据库中真正存储数据信息的组件，是整个数据库的基础，其他“查询”“窗体”和“报表”等组件都是基于数据表建立的。

　　（1）在“档案管理数据库”窗口中打开“表”选项卡，利用“使用设计器创建表格”创建数据表1。在表格“设计”视图中设置需要的字段，如：综合编号、案卷号、案卷标题、起始时间、终止时间、卷内页数、保管期限及字段属性等，设综合编号为主关键字段。

　　（2）在“档案管理数据库”窗口中打开“表”选项卡，利用“使用设计器创建表格”创建数据表2。在表格“设计”视图中设置我们需要的字段，如：综合编号、顺号、文件作者、文件字号、文件标题、文件日期、页号、备注、OLE和字段属性等，设综合编号为主关键字段。

　　（3）通过主关键字段的连接，创建“对多”的关系，建立子数据表。

　　2.2  创建查询系统

　　在使用档案管理数据库的过程中，会产生检索某些特定数据的要求，这些数据信息可能存储在一个表格中，也可能分散在不同的表格中，Access数据库中的查询功能可实现提取所需数据并组织在一起。根据实际工作需要，可以建立多种形式的查询。如：案卷号查询、案卷目录查询、年代查询、标题查询、文件字号查询、综合查询、年代加标题查询等等，既方便又快捷，大大提高了工作效率。

　　2.3  创建窗体

　　在Access数据库中，窗体是比较重要的对象类型，利用它可以使数据库的输入、更新和查看操作变得直观简洁。另外，窗体还可以作为数据库管理软件的用户界面，完成各种操作。首先，使用“自动创建窗体”向导可以快速地生成各种形式的窗体。只需在“新建窗体”对话框中选择窗体数据来源表或查询，Access数据库将自动创建一个窗体。其次，在“档案管理数据库”窗口中打开“表”选项卡，利用“使用窗体向导创建窗体”；并利用“设计”视图、添加控件、设置控件属性来设计自定义窗体。最后，创建档案管理数据库程序的切换面板窗体。打开数据库，单击“工具”菜单下的“数据库实用工具”子菜单，然后单击其中的“切换面板管理器”命令，输入相关的内容。

　　2.4  创建报表

　　在Access数据库中，报表是一个以打印格式来显示数据、输出信息的对象。可以按照需求，对数据进行比较、分组和汇总，并且直观地打印出来。报表的数据来源可以是表、查询，可以根据工作需要制定各种报表。

　　通过以上简单的定义操作，档案数据库基本上建立起来了，它不仅可以运用在文书档案管理上，还可以运用到科技档案、荣Access数据库的日常维护也非常简单，它不但可以用

　　Excel、Word发布数据，也可以用Excel导入数据，而且还可以与OA办公平台软件连接，作为外挂数据库，来实现档案数据的信息化管理。虽然Access数据库不能与专业的档案管理软件相媲美，但它确也是我们档案管理工作中不可缺少的助手，它使得我们的工作变得更为迅速、简捷、高效，大大提高了工作效率，通过充分利用Access数据库对中小企业档案进行信息化管理，可较好地提高中小企业档案管理信息化水平。

（编辑：温州站长网）

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